PMO 프로젝트 관리조직은 기업에서 진행하는 모든 프로젝트를 통합하여 포트폴리오 형태로 관리하는 전담 조직을 의미합니다. 보통 1년~2년 단위로 단기 프로젝트에 대해 수행하여 각 이해당사자 간의 의견조율 및 프로젝트 통합관리를 수행하는 것이 주요 목적입니다. 이 글에서는 PMO 관리조직의 필요성과 유형 그리고 도입절차에 대해 정리해보겠습니다.
PMO 프로젝트 관리조직
PMO 프로젝트 관리조직은 기업 내에서 진행되는 수 많은 IT 프로세스등을 통합하여 관리하는 조직입니다. 동시에 진행되는 IT 프로젝트가 많을 경우 이를 포트폴리오 형태로 관리하면 보다 효율적이고 체계적인 관리가 가능합니다.
필요성
기업 내 프로젝트는 어느 하나 중요하지 않은 것이 없을 것입니다. Project는 정해진 기간동안 일정한 목적을 달성하기 위한 업무의 묶음으로 정의합니다. (위키피디아) 기업의 경우 프로젝트는 제품이나 서비스의 개발을 통해 수익을 얻을 수 있어야 합니다. 따라서 대형화 장기프로젝트의 경우일수록 체계적인 관리로 리스크를 최소화 할 필요성이 있습니다.
- 프로젝트 기간과 복잡도 증가로 인한 지연의 위험성을 최소화
- 대규모 인력이나 예산 투입으로 인한 체계적인 관리의 필요성 증가
- 다양한 이해관계자 간의 원활한 의사소통의 중요성
- 업무 프로세스 변화 및 IT 신기술 적용에 따른 환경 변화의 대응
PMO 유형
PMO 관리조직은 인력의 구성이나 권한 그리고 특징에 따라 다음과 같이 3가지 유형으로 분류할 수 있습니다.
1. Weather Station
날씨를 통제할 수 없지만 모니터링하고 필요시 위험을 알리는 기상청과 같은 조직으로 비유할 수 있습니다. 이는 소수의 전문인력으로 구성된 가장 작은 규모로 운영되는 조직의 형태입니다. 권한이 상대적으로 약하며 프로젝트 진행에 조언자의 역할로서 참여합니다.
프로젝트 진행상황의 관리 및 필요정보를 제공하며, IT 기술에 대한 조언 및 지원을 할 수도 있습니다. 가령 IT 서비스 개발 프로젝트에 특성에 따라 적합한 개발 방법론을 제시하거나 (e.g. 애자일) 이를 교육하는 세미나를 실시할 수도 있습니다.
2. Coach
이 단계부터는 보다 전문적인 관리 인력이 투입되어 조언자 외에 실제 프로젝트 관리의 업무를 수행합니다. 지원자적인 역할도 하지만 실제 일정과 성과를 통제하기도 합니다.
이 관리자는 프로젝트 이해당사자 간의 의사소통을 돕거나 현재 진행상황과 성과를 기록하고 모니터링하는 적극적인 관리업무를 수행합니다. 팀내 역량이 부족하거나 외부 인력의 지원이 필요한 경우를 파악하여 전문 인력을 공급하는 역할을 하기도 합니다.
3. Control Tower
가장 권한이 강한 형태로 프로젝트 관리를 위한 전담 조직으로 운영됩니다. 이는 관리자이면서 실제 프로젝트에 대한 책임자 역할을 하기도 합니다. 기업에서는 팀장이나 부서장이 업무를 수행하기도 합니다.
또한 1개 이상의 다양한 프로젝트들을 중앙 집중적으로 관리하여 효율성을 높일 수 있습니다. 필요시 각 프로젝트 별로 투입 리소스를 조정하거나 운영 방법론을 선택 적용할 수도 있습니다. 가장 강한 권한을 가지고 있으므로 중요 의사결정을 내릴 수 있는 권한도 갖습니다.
PMO 도입절차
PMO 조직의 도입을 검토한다면 다음의 4단계에 걸쳐 수행할 수 있습니다.
1. 도입계획 수립
관리조직의 목적과 목표를 수립하는 단계입니다. 관리자를 임명하고 필요할 경우 팀원이나 팀을 구성합니다. 앞서 설명드린 관리조직의 유형에 따라 세부적인 역할 및 책임을 명확히 설정하는 것도 중요합니다.
2. 조직구성
각 팀원의 역할을 분담하고 업무롤을 확정합니다. 필요시 프로젝트 관리 System이나 툴을 도입하여 진행상황을 모니터링하고 프로젝트 성공여부를 측정할 기준을 마련할 수 있습니다.
3. 운영단계
실제 조직을 운영하여 프로젝트의 성과를 평가하며 적절한 방법론을 기반으로 프로젝트를 운영합니다. 이 단계에서는 진행상황에 따라 일정을 예측하고 필요시 리스크를 줄일 수 있는 방법을 (외부 인력 또는 요구사항 조정) 통해 운영을 관리해 나갑니다.
4. 지속적 개선
관리조직을 운영해 가면서 이에 대한 노하우를 지식으로 축적하고 이슈가 있을 경우 이를 지속적으로 개선해 나갑니다. PMO를 경험한관리자는 향후 전문 프로젝트 관리 인력으로 성장해 나갈 수도 있을 것입니다.
이상으로 PMO 프로젝트 관리조직 필요성 유형 및 도입절차에 대해 알아보았습니다.
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